Dein Kopf ist kein Ablageort

Warum Wissen sammeln nicht gleich Wissen nutzen ist

Dein Kopf ist nicht dafür gemacht, sich Dinge zu merken. Das wissen die meisten. Trotzdem versuchen wir es jeden Tag aufs Neue.

Wir speichern Gedanken, Ideen, Aufgaben, Entscheidungen in unserem Kopf ab. Bis er voll ist. Bis wir vergessen, warum wir vor drei Wochen eine bestimmte Entscheidung getroffen haben. Bis die beste Idee im falschen Moment kommt und weg ist, wenn wir Zeit hätten.

Also fangen wir an zu sammeln. Notizen in irgendein Tool. Links in Lesezeichen. Screenshots irgendwo auf dem Desktop. Gedankenfetzen in verschiedenen Apps. Alles landet irgendwo. Hauptsache weg aus dem Kopf.

Aber das ist nur die halbe Miete.

Viele haben mich in den vergangenen Monaten gefragt: Was ist dieses PKM eigentlich? Der Begriff Personal Knowledge Management ist im deutschsprachigen Raum noch nicht wirklich angekommen. International ist er etabliert, hierzulande denken viele bei Wissen immer noch an Bücher, Ordner oder große Wissensdatenbanken. Helpdesks, interne Wikis, FAQ Systeme. Alles Dinge, die man für andere baut. Für Firmen, für Kunden, für Teams.

Die Idee, sich selbst ein persönliches Wissenssystem aufzubauen, privat wie im Business, ist für viele neu. Oder sie machen es bereits, ohne es bewusst zu tun.

Und genau da beginnt der Unterschied zwischen Sammeln und Nutzen.

Ein kurzer Exkurs: PKM ist nicht Second Brain

An dieser Stelle höre ich oft: „Ach, du meinst Second Brain?“ Nicht ganz. Second Brain und PKM werden häufig synonym verwendet, beschreiben aber unterschiedliche Dinge.

Second Brain, geprägt von Tiago Forte, ist eine Methode zum strukturierten Ablegen von Informationen. PARA steht dabei für Projects, Areas, Resources, Archive. Es ist ein System, um Wissen zu organisieren und wiederzufinden. Und es funktioniert sehr gut für viele Menschen.

PKM geht darüber hinaus. Es ist keine Methode, sondern eine Denkweise. Es beschreibt, wie Wissen lebt, wächst und sich vernetzt. Second Brain hilft dir, Informationen zu speichern. Ein PKM hilft dir, mit diesen Informationen zu denken.

Second Brain kann Teil eines PKM sein. Aber ein PKM ist mehr als ein gut organisiertes Archiv. Es ist ein lebendiger Denkraum, der mit dir arbeitet.

Wissen, das mit dir denkt

Ein PKM bedeutet nicht, möglichst viele Notizen zu sammeln. Es geht auch nicht darum, alles perfekt zu organisieren. Ein PKM beschreibt den bewussten Umgang mit dem eigenen Wissen. Mit Gedanken, Erfahrungen, Ideen, Entscheidungen. Mit allem, was sonst ständig im Kopf herumfliegt und Energie frisst.

Im Kern geht es um eine einfache Frage: Wie denke ich besser mit Unterstützung eines Systems, statt gegen mein eigenes Chaos anzukämpfen?

Viele verbinden Wissen mit etwas Statischem. Ein Buch liest man. Eine Doku speichert man. Eine Wissensdatenbank füllt man. Ein PKM ist etwas anderes. Es ist lebendig. Es verändert sich. Es wächst mit dir.

Was ein PKM nicht ist: kein reines Archiv, in dem Informationen verstauben. Keine zweite Google-Suche für deine eigenen Dateien. Kein digitaler Friedhof für Gedanken, die du einmal hattest und nie wieder ansiehst. Ein PKM arbeitet aktiv mit dir, nicht nur für dich.

Ich habe lange geglaubt, dass ich einfach nur das richtige Tool brauche. Als Projektmanager war mein Alltag voll mit Meetings, Kundenterminen, Konzepten und Entscheidungen. Ich habe Notizen gemacht, wie alle anderen auch. In Ordnern. Nach Kunden sortiert. Nach Projekten. Sauber benannt. Diszipliniert.

Das Problem war nicht, dass ich nichts dokumentiert habe. Das Problem war, dass ich später nichts mehr wiedergefunden oder wiederverwendet habe. Meetingnotizen blieben Meetingnotizen. Gute Gedanken verschwanden in Projektarchiven. Erkenntnisse aus einem Kundenprojekt haben dem nächsten nicht geholfen.

Dabei ist eine Meetingnotiz selten nur eine Notiz. Aus ihr entstehen Aufgaben, Rückfragen an Kollegen, verschiedene Stati, Ergebnisse, die wieder zusammengeführt werden müssen. Sie verzweigt sich. Und genau diese Verzweigungen gehen verloren, wenn man nur speichert, statt zu vernetzen.

Ein einfaches Beispiel aus dem privaten Bereich: Du möchtest etwas über Programmieren lernen. Also schaust du dir fünf verschiedene YouTube Videos dazu an. Aus jedem Video nimmst du etwas mit. Gedanken, Ideen, Ansätze. Daraus werden Notizen. Die liegen dann irgendwo. Aber beim Schauen kam dir die Idee zu der App, die du schon immer bauen wolltest. Die Notizen müssen jetzt weiter ausgearbeitet werden. Sie müssen sich verbinden. Ohne System passiert das nicht. Mit einem PKM schon.

Wenn das System gegen dich arbeitet

Typische Fragen, die ich heute oft höre, kenne ich nur zu gut:

Wo speichere ich das jetzt?

Ist das privat oder beruflich? Dabei wird ja oft schon durch Systeme getrennt. Arbeitshandy oder MacBook. Das macht die Frage nicht leichter, sondern komplizierter.

Brauche ich dafür einen eigenen Ordner? Ist das eine Meetingnotiz aus dem letzten Marketing Call oder schon ein halber Redaktionsplan für die Social Media Kampagne?

Muss ich das nochmal sauber umschreiben?

Diese Fragen sind ein Zeichen dafür, dass das System gegen dich arbeitet. Ein PKM dreht das um. Nicht die Ordnung steht im Vordergrund, sondern das Denken.

Aber Papier hat Grenzen. Es skaliert nicht gut. Es vernetzt sich nicht. Und spätestens wenn Wissen im Alltag und im Business wirklich relevant wird, brauchst du etwas, das hybrid funktioniert. Ich finde es wichtig, dass man heutzutage daraus dann digital weiterarbeiten kann.

Analog im Denken, digital in der Weiterverarbeitung.

Die Sache mit den Tools

Genau hier kommen Tools ins Spiel. Und hier scheiden sich die Geister.

Ich habe viele Systeme ausprobiert. Notion war lange dabei. Obsidian. Logseq. Roam Research. Jedes dieser Tools hat seine Stärken. Und jedes bringt ein bestimmtes Denken mit.

Notion ist großartig für Datenbanken und Top Down Strukturen. Aber Bottom Up Denken, also Gedanken erst sammeln und später verknüpfen, fühlt sich dort schnell schwerfällig an. Für mich persönlich hat das dazu geführt, dass ich wieder mehr sortiert als gedacht habe.

Obsidian und Logseq sind mächtig, wenn es um local first, kein Subscription Abo und privacy first geht. Das bringt natürlich im Umkehrschluss Technikdetails mit sich. Man muss sich selbst um Backups und Zugriffsschutz kümmern. Alles zwei Seiten der Medaille. Roam Research war eines der ersten Tools, das echtes vernetztes Denken populär gemacht hat.

Heute nutze ich Capacities. Nicht, weil es das einzig richtige Tool ist, sondern weil es meinem Denken entspricht. Objekte statt Ordner. Beziehungen statt Hierarchien. Gedanken dürfen erstmal roh sein und entwickeln sich mit der Zeit weiter.

Wichtig ist: Das Tool ist nicht das PKM. Es unterstützt es nur. Jeder Mensch denkt anders. Was für mich funktioniert, muss für dich nicht passen.

Ein Praxisbeispiel aus meinem Alltag

Lass mich konkret werden. Vor ein paar Monaten hatte ich ein Gespräch mit einem Kunden über sein Onboarding. Er sagte beiläufig: „Unsere neuen Mitarbeiter benötigen drei Monate, bis sie wirklich produktiv sind. Das ist einfach so.“

Ich habe mir das notiert. Nicht als Protokoll, sondern als Beobachtung. Drei Monate. Das fühlte sich lang an für eine RampUp Phase.

Zwei Wochen später, anderer Kunde, anderes Projekt. Wieder das Thema Onboarding. Diesmal: „Wir verlieren viele neue Leute in den ersten Wochen. Die fühlen sich überfordert.“ Wieder eine Notiz. Diesmal mit einem Link zur ersten.

Einen Monat später sah ich ein Muster. Fünf verschiedene Kunden, alle mit ähnlichen Problemen beim Onboarding. Nicht identisch, aber verwandt. Die Notizen hatten sich verbunden. Daraus entstand ein Konzept. Ein Workshop Format. Ein neues Angebot.

Ohne mein Business-PKM wäre das nicht passiert. Die Notizen wären in Projektordnern geblieben. Getrennt. Unverbunden. Mit einem PKM wurden aus einzelnen Beobachtungen ein Muster. Aus einem Muster ein Angebot. Aus einem Angebot Umsatz.

Das ist kein Zufall. Das ist ein Muster mit Struktur.

Warum ein PKM im Business entscheidend ist

Warum ist ein PKM nun besonders im Business so wertvoll, gerade für Soloselbständige? Vielleicht verdeutlicht mein Beispiel von oben bis jetzt nicht ganz, den Kern dahinter, deswegen hier mal ganz plakativ:

Weil dein Kopf dein wichtigstes Arbeitswerkzeug ist.

Als Soloselbständiger bist du Projektmanager, Vertrieb, Strategie, Umsetzung und Reflexion in einer Person. Dein Wissen ist kein Bonus. Es ist dein Kapital.

Ohne ein PKM passiert Folgendes: Du denkst Dinge immer wieder neu. Du triffst ähnliche Entscheidungen mehrfach. Du vergisst, warum du dich vor sechs Monaten für einen bestimmten Weg entschieden hast. Gute Ideen kommen im falschen Moment und sind weg, wenn du Zeit hättest.

Mit einem PKM entsteht ein externer Denkraum. Ein Ort, an dem Gedanken weiterarbeiten dürfen, auch wenn du gerade etwas anderes tust.

Stell dir das vor wie einen Funken. Ein Gedanke, eine Idee zu einer Sache. Der Funke allein verglüht schnell. Aber in einem PKM kann aus diesem Funken ein Waldbrand werden. Oder besser: ein Feuer, das wärmt und Energie gibt. Ein ganzes komplettes Kundenprojekt. Eine neue Dienstleistung. Ein Konzept, das trägt.

Meine Meetingnotizen sind heute keine Protokolle mehr. Sie sind Rohmaterial. Aussagen von Kunden werden zu wiederkehrenden Mustern. Probleme tauchen in verschiedenen Projekten auf und verbinden sich. Daraus entstehen Konzepte, Angebote, bessere Entscheidungen. Ein PKM hilft nicht nur beim Erinnern, sondern beim Verstehen.

PKM vs. traditionelle Methoden

An dieser Stelle fragst du dich vielleicht: Was ist mit GTD? Mit PARA? Mit all den anderen Methoden, die es gibt?

Diese Methoden sind gut. GTD hilft dir, Aufgaben zu managen. PARA hilft dir, Informationen zu organisieren. Sie sind wertvoll und funktionieren für viele Menschen hervorragend.

Aber sie bedienen eine andere Ebene. GTD sagt dir, was du tun sollst. PARA sagt dir, wo du etwas ablegen sollst. Ein PKM sagt dir, wie du denken kannst. Es geht nicht darum, sich zwischen diesen Methoden zu entscheiden. Ein PKM kann GTD enthalten. Es kann PARA nutzen. Aber es geht darüber hinaus. Es verbindet privates und berufliches Wissen, ohne sie künstlich zu trennen.

Ein Gedanke aus einem Buch beeinflusst ein Kundenprojekt. Eine Erfahrung aus einem Projekt verändert, wie du privat planst. Das ist der entscheidende Unterschied.

Der Unterschied zwischen Sammeln und System

Viele Menschen sammeln bereits fleißig in verschiedenen Tools. Lesezeichen in hunderten Tabs. Notizen Apps voller halbfertiger Gedanken. Screenshots, die nie wieder angeschaut werden. PDFs, die irgendwo auf der Festplatte liegen. Heutzutage ist es so einfach, per Klick, schon gespeichert.

Das Problem ist nicht das Sammeln. Das Problem ist, dass daraus kein System wird, um Informationen miteinander zu verknüpfen. Also der "Aha" - Moment im Kopf.

Der entscheidende Schritt zwischen Sammeln und System ist Verbindung. Nicht mehr Ordnung. Nicht mehr Struktur. Sondern die Frage: Wie hängt das zusammen?

Wenn du eine Notiz machst und sie einfach ablegst, sammelst du. Wenn du dieselbe Notiz machst und dich fragst: „Wo habe ich schon mal etwas Ähnliches gedacht?“, baust du ein System.

Dieser Unterschied ist klein. Aber er verändert alles.

Ein System entsteht nicht durch Perfektion. Es entsteht durch Wiederholung. Durch die Gewohnheit, Gedanken nicht nur festzuhalten, sondern sie zu fragen: Mit wem möchtest du dich verbinden?

Ein System, das mit dir wächst

Genau deshalb halte ich ein PKM (privat und im Berufsalltag) für einen der wichtigsten Skills unserer Zeit. Nicht als Methode, sondern als Haltung.

Wenn du damit anfangen willst, brauchst du keinen perfekten Plan. Fang klein an. Schreib Dinge auf, die für dich Bedeutung haben. Nicht alles. Nur das, was hängen bleibt.

Das BEANS Framework beschreibt gut, wie dieser Prozess ablaufen kann:

Begin mit dem Festhalten von Gedanken. Bewerte sie nicht, sammle sie frei. Jeder Gedanke ist ein Samen.

Evolve dein Wissen. Verknüpfe Notizen, finde Muster, erkenne Zusammenhänge. Aus einzelnen Gedanken entsteht ein Netzwerk.

Apply das Gelernte in deinem Alltag. Wissen wird erst wertvoll, wenn du es nutzt. Anwendung verwandelt Erkenntnisse in Erfahrung.

Notice dein System regelmäßig. Schau, welche Ideen sich verändern, welche wichtig bleiben, was du loslassen kannst.

Share was du gelernt hast. Mit anderen oder mit deinem zukünftigen Ich. Schreiben, Erklären, Diskutieren macht Wissen greifbar.

Dieser Kreislauf wiederholt sich ständig. Mit jeder Runde wird dein Denken klarer, dein System stabiler und dein Lernen bewusster.

Wenn du merkst, dass du mehr daraus machen willst, dann lohnt sich ein System.

Ein PKM ist kein Ziel. Es ist ein Prozess. Und je früher du anfängst, desto mehr arbeitet dein Wissen für dich, statt gegen dich.

Foto von Tamara Gore auf Unsplash