Drei Arten von Notizen, die dein System sofort leichter machen
Kennst du das? Du hast ein Notiz-Tool, du nutzt es fleißig, und trotzdem fühlst du dich irgendwie überfordert. Nicht, weil du zu wenig aufschreibst, sondern weil alles durcheinander ist.
Ideen neben To-Dos. Learnings neben Einkaufslisten. Wichtiges neben Unwichtigem. Und irgendwann weißt du selbst nicht mehr: Was davon ist noch offen? Was war wichtig? Was kann weg?
Das Problem ist nicht das Tool. Es ist die fehlende Trennung.
Stell dir vor: Du findest eine coole Idee von vor drei Monaten. Aber war das nur ein Gedanke? Oder solltest du das noch umsetzen? Genau diese Unsicherheit kostet dich Energie.
Ich habe lange gebraucht, um das zu verstehen. Aber als ich angefangen habe, zwischen drei einfachen Notizarten zu unterscheiden, ist etwas passiert: Mein System wurde leichter. Klarer. Es hat mir nicht mehr das Gefühl gegeben, hinterherzuhinken.
Die Lösung? Drei einfache Notizarten. Jede hat ihre Aufgabe. Zusammen nehmen sie dir den Druck.
Lass mich dir zeigen, wie das funktioniert.
1. Quick Capture, deine mentale Zwischenablage
Was ist das?
Quick Capture ist der Ort für alles, was dir spontan durch den Kopf geht. Roh. Unfertig. Unperfekt.
Es ist nicht dein System. Es ist der Puffer davor. Die Schleuse zwischen deinem Kopf und dem, was später wichtig werden könnte.
Wann nutzt du es?
Immer dann, wenn etwas auftaucht, du es aber gerade nicht einordnen kannst oder willst.
- Im Meeting.
- Beim Lesen.
- Unterwegs.
- Zwischen zwei Aufgaben.
- Wenn dir nachts etwas einfällt.
Du willst denken können, ohne jedes Mal dein ganzes System zu blockieren.
Beispiele:
- „Feature-Idee: Dark Mode für die App"
- „Bug im Login prüfen"
- „Lisa wegen Budget anrufen"
- „Buchtitel: Atomic Habits"
- „Rezept für Linsensuppe ausprobieren"
Nutze deine Daily Note. Sie ist ohnehin dein Startpunkt für den Tag. Quick Capture kann einfach ein Bereich in dieser Note sein – ganz oben, immer griffbereit. Kein extra Tool, keine Ablenkung. Alles landet dort, wo du sowieso schon bist.
2. Arbeitsnotizen, wo du wirklich arbeitest
Was ist das?
Arbeitsnotizen sind der Ort für Fortschritt. Hier wird gedacht, geplant, verworfen und konkretisiert. Alles, was dir hilft, ein Projekt oder Thema voranzubringen, gehört hierher.
Arbeitsnotizen sind immer an einen Kontext gebunden: Ein Projekt. Ein Kunde. Ein Ziel.
Wann nutzt du es?
Immer dann, wenn etwas ein Ergebnis braucht.
- Beim Strukturieren eines Projekts.
- Bei der Vorbereitung eines Meetings.
- Beim Schreiben einer Präsentation.
- Beim Lösen eines Problems.
- Beim Nacharbeiten von Gesprächen.
Beispiele aus der Arbeit:
Entwickler:
- Code Snippets zur Wiederverwendung
- Notizen zu Bugs oder technischen Entscheidungen
- Skizzen für Abläufe oder Architektur
Projektmanager:
- Meeting-Notizen mit Entscheidungen und offenen Punkten
- Statusübersichten für Kunden
- Listen mit Risiken und Blockern
Beratung:
- Gesprächsnotizen zu Kunden
- Anforderungen und Änderungswünsche
- Vorbereitung für Workshops
Beispiele privat:
- Notizen zu einem Buch, das du gerade liest
- Planung einer Reise
- Gedanken zu einem persönlichen Ziel
Gib jedem Projekt einen klaren Ort. Kein kompliziertes System, keine tiefen Hierarchien. Ein Projekt, ein Bereich. So findest du deine Arbeitsnotizen auch dann wieder, wenn es schnell gehen muss.
3. Wissensnotizen, dein langfristiges Gedächtnis
Was ist das?
Wissensnotizen sind der Ort für das, was bleibt. Nicht, woran du gerade arbeitest, sondern was du verstanden hast. Erkenntnisse. Methoden. Prinzipien. Learnings.
Dieser Teil deines Systems wächst langsamer, aber kontinuierlich. Und genau das macht ihn so wertvoll.
Wann nutzt du es?
Wenn etwas langfristigen Nutzen hat.
- Nach einem guten Artikel, Buch oder Video.
- Nach dem Abschluss eines Projekts.
- Bei wiederkehrenden Aufgaben oder Entscheidungen.
- Wenn sich ein Muster klar gezeigt hat.
Beispiele aus der Arbeit:
- Bewährtes Vorgehen für Projekt-Kickoffs
- Zusammenfassung eines technischen Konzepts in eigenen Worten
- Learnings aus einem abgeschlossenen Projekt
- Checkliste für wiederkehrende Kundengespräche
- Prinzipien für gutes Stakeholder-Management
Beispiele privat:
- Zusammenfassung eines Buches mit eigenen Erkenntnissen
- Dauerhaft gutes Rezept mit Anpassungen
- Persönliche Learnings zu Routinen oder Gesundheit
- Erkenntnisse, die du bewusst wieder nachlesen willst
Verknüpfe Wissensnotizen miteinander. Nicht Perfektion macht sie wertvoll, sondern gute Verbindungen. So entsteht mit der Zeit ein persönliches Wissensnetz, das dir Entscheidungen erleichtert und Wiederholungen spart.
Wie die drei Notizarten zusammenspielen
Der Ablauf ist immer gleich, egal wie groß oder komplex das Thema ist.
Quick Capture
Alles, was spontan auftaucht, landet hier. Ohne Bewertung.
Arbeitsnotizen
Was relevant wird, wandert in das Projekt oder Thema, an dem du aktiv arbeitest. Hier entsteht Fortschritt.
Wissensnotizen
Was bleibt, sich wiederholen lässt und langfristig Nutzen bringt, wird als Wissen gesichert.
Nicht jede Notiz durchläuft alle drei Stufen. Manche bleiben Capture. Manche springen direkt ins Wissen. Genau diese Freiheit sorgt dafür, dass dein Kopf frei bleibt und dein System nicht überladen wirkt.
Am Ende geht es nicht um mehr Struktur
Es geht um weniger Reibung.
Du denkst klarer. Arbeitest fokussierter. Und musst deinem eigenen System nicht mehr hinterherlaufen. Drei einfache Notizarten. Das war's. Keine komplizierten Workflows, keine perfekten Tags, keine endlosen Hierarchien.
Nur eine einfache Trennung, die sofort spürbar wird.
Probier's mal aus. Fang heute mit Quick Capture in deiner Daily Note an. Du wirst merken: Allein diese Trennung macht schon einen Unterschied.
Cheers,
dein André