Produktiver arbeiten im Business mit PKM: Die wichtigste Regel: Sammeln und Entscheiden trennen
Viele Selbstständige und Projektverantwortliche merken nicht, wie viel Energie ihnen jeden Tag entgleitet, weil sie zwei Dinge gleichzeitig versuchen. Sie nehmen Informationen auf und wollen sofort entscheiden, was das für ihr Projekt bedeutet. Genau dieser Reflex erzeugt Stress, Überforderung und unnötige Priorisierungsprobleme. Sammeln und Entscheiden brauchen unterschiedliche Aufmerksamkeit. Wenn du beides trennst, wirst du schneller, klarer und wesentlich ruhiger.
Sammeln, sammeln, einfach sammeln?
Nehmen wir kurz an, du sitzt mit deinem Kunden in einem wöchentlichen Meeting. Du nimmst Informationen auf, ohne sie sofort einordnen zu müssen. Das Ziel ist es zu verstehen, was der Kunde genau will und wir ihr zusammenarbeiten werdet.
Du hörst also einen Kundenwunsch, ein Gedanke für dein bestehendes Angebot, ein Feedback aus dem letzten Call. Ich meine damit die „Zwischenmenschliche“ Komponente, subtile Informationen auf der Tonspur, gebündelt mit einem Gesichtsausdruck oder einer Emotion deines Gesprächspartners.
Natürlich solltest du dir in diesem Meeting Notizen machen, schließlich können die wenigsten von uns, einfach alles behalten. Du solltest aber „weniger schreiben“ und mehr zuhören, oder anders gesagt, du musst schon beim Zuhören filtern, was wichtig sein könnte und dir dazu kurze Notizen machen.
Cornell Methode
Du teilst deine Notizseite in 3 Bereiche:
- Notizen (rechts, größter Bereich)
Während des Meetings schreibst du hier roh mit: Stichpunkte, Zahlen, Entscheidungen, Zitate, Kontext. - Cues/Fragen (links, schmale Spalte)
Nach dem Meeting ergänzt du links passende Schlagwörter, Fragen oder Trigger, mit denen du die Notizen später schnell abrufen kannst. - Zusammenfassung (unten, 3 bis 6 Zeilen)
Unten fasst du das Meeting so zusammen, dass du nach 2 Wochen sofort wieder drin bist: Ziel, Ergebnis, nächste Schritte.
Beispiel: Meeting-Notizen (nach Cornell)
Meeting: Website-Relaunch Weekly
Datum: 10.12.2025
Teilnehmer: Marketing, Dev, PM
Cues (links) | Notizen (rechts)
Ziel heute? | Scope für MVP finalisieren, Blocker klären, nächste Milestones festziehen.
Entscheidung | MVP enthält: Startseite, Produktseite, Kontakt. Blog kommt nach Launch.
Blocker | Texte fehlen noch für Produktseite. SEO-Redirect-Liste ist unvollständig.
Zahlen/Timing | Design-Freeze: 17.12. QA: ab 06.01. Go-live Ziel: 20.01.
To-dos | Marketing liefert Produkttexte bis 13.12. Dev erstellt Redirect-Sheet bis 12.12. PM sammelt offene Fragen bis 11.12.
Risiken | Wenn Redirects spät kommen, steigt SEO-Risiko beim Go-live.
Offene Fragen | Brauchen wir Cookie-Banner-Update wegen neuer Tracking-Events?
Zusammenfassung (unten)
MVP-Scope für den Relaunch ist entschieden (ohne Blog). Hauptprobleme sind fehlende Texte und unklare Redirects. Nächste Schritte sind klar terminiert, mit Fokus auf Textlieferung und Redirect-Liste, damit Design-Freeze und Go-live halten.
Beispiel auf Papier:
Umsetzung in Capacities
Sharing is caring...
Auch wenn Capacities grundsätzlich nur für dich persönlich gedacht ist und nicht für Teamkollaboration. Kannst du per Secret Link auch z.b. Meeting Notizen teilen: https://app.capacities.io/home/cfb63d10-018b-4bef-890c-66383482b2ba
Schwierige Entscheidungen treffen
Der eigentliche Wert entsteht aber erst nach dem Meeting. Dann schaust du dir deine Notizen mit frischem Blick an und prüfst, ob das Bild, das du während des Gesprächs aufgenommen hast, wirklich stimmig ist. Du fragst dich: Ergibt das, was ich gehört habe, Sinn für mein Projekt? Passt es zu unseren Zielen? Welche Aufgaben müssen daraus folgen und welche gehören nicht zu mir, sondern zu jemand anderem? Gibt es Entscheidungen, die jetzt fällig sind, oder reicht es, offene Punkte erstmal zu beobachten? In genau diesem Moment verwandelt sich ein Haufen Gedanken in Klarheit.
Dafür brauchst du keine lange Session. Oft reichen drei bis fünf Minuten, um das Gespräch innerlich abzuschließen und den nächsten Schritt festzuhalten. Du sortierst, was wichtig ist und was warten kann. Du erkennst, wo Missverständnisse entstanden sein könnten und ob du etwas nachfragen musst. Und du stellst sicher, dass du nicht nur Informationen sammelst, sondern sie auch in konkrete Handlungen übersetzt.
Natürlich ist das nicht immer machbar. Back to back Meetings lassen selten Zeit zum Durchatmen. Doch gerade deshalb lohnt sich jede kleine Pause, die sich irgendwo versteckt. Eine Minute am Ende des Calls. Zwei Minuten, bevor du den nächsten Link öffnest. Diese kurzen Momente verhindern, dass du Tage später auf deine Notizen schaust und feststellst, dass du sie zwar geschrieben, aber nie verarbeitet hast.
Der Gamechanger!
Das Learning bleibt simpel und trotzdem ein Gamechanger. Trenne das Sammeln von Informationen (egal in welcher Form) und die Entscheidungen die du basierend darauf treffen möchtest.
Wenn du diese Reihenfolge verinnerlichst, entsteht mehr Fokus und weniger Druck. Du wirst klarer in deinen Entscheidungen und entspannter im Alltag. Und genau das ist der Punkt, an dem Meetings aufhören, Energie zu rauben und anfangen, dir welche zurückzugeben.
Was passt am besten zu mir?
Zum Schluss noch eine Frage, die ich oft höre: Wie mache ich eigentlich meine Meetingnotizen? Klassisch auf Papier, in einer normalen Notizen-App am Handy, in Obsidian oder wie im Beispiel in Capacities?
Es gibt kein richtig oder falsch. Entscheidend ist, dass dein System zu dir passt. Papier ist unschlagbar, wenn du schnell denken und skizzieren willst. Und Capacities funktioniert super, wenn du Inhalte nicht nur speicherst, sondern in deinem Alltag aktiv nutzt und immer wieder miteinander verknüpfst.
Wichtig ist nur, dass du ein Werkzeug wählst, das dich nicht aufhält. Eines, das dir erlaubt, zuzuhören, das Wesentliche zu erfassen und anschließend klare Entscheidungen zu treffen. Genau das ist der Kern der gesamten Methode. Du brauchst kein perfektes Setup, sondern eines, das dir konsequent hilft, ruhig und strukturiert zu arbeiten.
Wenn du magst, schauen wir gemeinsam, welches System für deinen Arbeitsstil am besten funktioniert. Viele merken erst im Gespräch, wie groß der Unterschied ist, wenn Notizen, Entscheidungen und Aufgaben sauber zusammenspielen. Wenn du das für dich ausprobieren willst, komm einfach ins CapLab. Dort findest du den Raum, um dein eigenes Setup zu entwickeln und Schritt für Schritt klarer und entspannter zu arbeiten.
Cheers,
dein André